Buenas buenas! como andan? Espero que muy bien! 

Hoy vamos a retomar el tema de la automatización en empresas, un tema super interesante para quienes busquen optimizar las operaciones o automatizar procesos. 

Si no me conocen, yo soy Pocho Costa, soy consultor de inteligencia artificial y me pueden encontrar en pochocosta.com donde ahí también van a encontrar las notas del programa y otros medios para ponerte en contacto conmigo.

Así que yendo al tema de hoy voy a arrancar diciendo que para todo lo que tenga que ver con automatización en empresas creo que es super importante empezar por la documentación de los procesos.

La Importancia de la Documentación de Procesos en la Automatización Empresarial

¿Qué es la Documentación de Procesos y Por Qué es Crucial?

La documentación de procesos, puede parecer una pavada, poco importante, algo aburrido, pero es re importante para la eficiencia operativa. Y te explico el porque:

Documentar cada acción, decisión y cada paso que hacemos en las tareas de la empresa tiene varios beneficios. 

Por un lado nos permite poder sentarnos a analizar, pensar y entender si cada paso es realmente necesario, si puede optimizarse o incluso eliminarse.

Esto si no lo tenes documentado es medio como ir a ciegas, no podes analizar con claridad el proceso, y se te pueden escapar las ineficiencias o redundancias que cuando tenes todo documento quedan más a la vista.

Beneficios de Documentar tus Procesos

Y por otro lado, además te da el beneficio de que si se suma alguien nuevo al equipo y hay que entrenar a esa persona, o si alguien se va de vacaciones o de licencia, quien tenga que cubrir ese proceso va a tener el paso a paso de todo lo que hay que hacer.

Y esto es clave, porque no solo te ahorra tiempo, sino que además te aseguras de establecer una forma “oficial” de cómo se hace ese proceso en la empresa. Porque imaginate que si todo se transmite de boca en boca de forma oral, el peligro de que vaya cambiando en el camino o se olviden cosas es enorme. 

Terminas con el típico “teléfono descompuesto”.

Y si, ya sé que estás pensando. “Pocho, documentar todo es un montón de trabajo…” y si, lo sé, no te voy a mentir, se que es un esfuerzo, pero lo haces una vez, y despues que tenes todo documentado, cualquier mejora, automatización o capacitación se vuelve mucho más fácil y efectiva. Así que para mi esto hay que verlo como una inversión estratégica para el futuro de la empresa.

Además si vas a meter tecnología para automatizar, la persona o el equipo que vaya a trabajar en hacer esa implementación va a necesitar tener la documentación para entender el proceso y ver qué parte puede ser automatizada y como.

Herramientas para la Documentación de Procesos

Para hacer esta documentación, nos podemos ayudar de herramientas como Guidde y Scribe, que ayudan a documentar los procesos de una manera muy fácil, con capturas de pantalla y con muy poco esfuerzo. Realmente son aplicaciones muy recomendables. De hecho, si quieren que haga algún tutorial mostrando como usar estas herramientas dejenme un comentario en el post de instagram de este episodio y si comentan por lo menos 10 personas lo hago.

Pero bueno, sigamos. Una vez que tenemos nuestros procesos bien documentados, podemos empezar a analizarlos y evaluarlos para identificar áreas de mejora y posibles automatizaciones. Y ahí es fundamental que vayamos evaluando paso por paso, para ver si ese paso realmente es necesario, si aporta valor, si está en el orden correcto o si puede ser cambiado de lugar para ser más eficiente, cuanto tiempo lleva hacer ese paso, y así tenemos que ir paso por paso.

Este análisis nos puede revelar, por ejemplo, tareas que se hacen manualmente, que aportan poco valor y que consumen mucho tiempo, que podrían automatizarse y liberar esos recursos para hacer actividades más importantes. Acá pueden aparecer pasos innecesarios que cuando los pensas no tienen sentido, quizas en algun momento si lo tuvo pero ahora ya no. El tipico, no esto siempre se hizo así. Eso puede pasar tranquilamente.

Automatización y Tecnología: El Siguiente Paso

Me acuerdo que una vez, analizando un proceso, encontré que uno de los pasos del proceso demoraba tiempo en hacerse y eso hacía que el siguiente paso no pueda hacerse hasta que se termine el anterior. Y cambiando el orden de ese paso, automatizando con tecnología y haciéndolo un poco antes, se eliminaba ese tiempo de espera y el proceso terminó siendo mucho más eficiente.

Y eso se estaba haciendo así hacía mucho, pero claro, el proceso lo habían ido construyendo sobre la marcha y nunca nadie se había puesto a analizar paso por paso, y tampoco sabían cómo se podía automatizar con tecnología. pero bueno, en ese caso tampoco fue una mega solución tecnológica, era algo bastante simple. Así que dense cuenta cómo a veces no hace falta hacer grandes cambios ni muy complejos.

El Retorno de la Inversión en Automatización

Y otra cosa para la automatización, es calcular el costo y el retorno de la inversión (ROI) de estas soluciones es crucial para justificar la implementación. Este es el análisis que nos ayuda a entender dónde y cómo invertir los recursos, para asegurarnos que estamos invirtiendo en el lugar adecuado.

Esta creo yo que es una de las partes más emocionantes del proceso porque es identificar los procesos dentro de nuestra empresa que son candidatos ideales para la automatización. 

Cómo Identificar Procesos Candidatos para Automatización

Evaluación de Procesos para Automatización

Y ahí nos vamos a dar cuenta que algunos son más candidatos que otros para priorizar. Y los criterios que tenemos que tener en cuenta para elegir por dónde empezar son: evaluar si las tareas son repetitivas, que volumen de trabajo representan, si pueden llevar a errores manuales, cuánto tiempo lleva, cuantas veces por día se hace, cuantas personas lo hacen.

Una vez que miras todo eso y empezas a hacer las cuentas, multiplicas la cantidad de veces, por el tiempo, por el precio del tiempo de quien lo hace. Ahí es donde se empieza a ver claro por dónde hay que empezar.

Además por lo general vamos a estar empezando por tareas tediosas, que suelen ser muy cansadoras y que a medida que las hacemos y nos vamos cansando, cada vez las hacemos con menos ganas y cada vez el resultado es peor. Porque nos cansamos, nos fastidiamos y aumenta la posibilidad de que nos equivoquemos.

Y ahí el trabajo que yo hago es mapear esas partes de los procesos que son automatizables con la solución tecnológica que podemos integrar en ese proceso para automatizar completamente o alguna de sus partes. Con herramientas de automatización o de inteligencia artificial, que pueden ser algunas veces soluciones simples y otras tal vez más complejas. 

Integrando Soluciones Tecnológicas en tus Procesos

Ejemplos Prácticos de Automatización

Por ejemplo, para que vean algo fácil y rápido. Hace poco estaba asesorando a una empresa y encontramos que había una integración sencilla que podíamos hacer entre un calendario y un CRM para que no tengan que cargar datos manualmente. Y ese tipo de automatizaciones tienen un retorno de inversión que es inmediato, y además de que ahorra tiempo, se evita el posible error de pasar datos a mano.

Conclusión: La Automatización como Inversión Estratégica

Entonces, generalizando esto, lo que es clave pensar es cómo podemos integrar esa solución en el proceso, como se puede integrar con los sistemas, como hacemos que la experiencia de usuario sea buena. Y también estimar cuánta inversión puede requerir generar esa solución en caso de que haya que generarla o si se puede usar una herramienta que ya existe pero hay que comprarla, cuanto cuesta esa licencia, cuanto cuesta después mantener corriendo esa solución, si tiene un costo fijo mensual, anual o si se paga por uso.

Esto lo que permite a los tomadores de decisiones es entender qué beneficios estratégicos para la empresa tiene esto a largo plazo. ¿mejora la productividad? ¿reduce costos operativos? ¿libera recursos humanos para que se enfoquen en otras tareas de mayor valor agregado? ¿mejora la calidad del resultado? ¿mejora la satisfacción de los clientes?

Otra cosa interesante en este punto es analizar cómo están alineados estos esfuerzos de automatización con los objetivos de la empresa y también cómo están alineados con el presupuesto que tiene asignado la empresa para invertir en automatización o en tecnología.

Todo esto pensando que la empresa tiene esa organización y planificación financiera. Si no la tienen, bueno, les recomendaría entonces que hagan eso primero, les va a ayudar un montón, pero eso ya es tema más de un podcast de empresas que de uno de inteligencia artificial así que no me voy a estar metiendo en eso. Pero si les interesa puedo ver de invitar a alguien para hablar de ese tema. Se me ocurre, no sé, ustedes dirán.

Así que bueno, esta era la idea que quería compartir en este episodio, que es algo que muchas veces hablo con las personas que me contactan y me preguntan por mis servicios, y este es como un resumen de una parte de mi metodología para ayudar a empresas que quieren automatizar procesos o descubrir como o donde pueden implementar inteligencia artificial, y entonces el trabajo que yo hago como consultor es hacer un análisis para saber dónde estamos parados, en base a eso hacer un diagnóstico que es donde detectamos las oportunidades, después pensar una estrategia que es donde alineamos esas oportunidades con los objetivos de la empresa y después con eso armamos un plan de acción donde se detallan los procesos, los cambios, las tecnologías, los tiempos, los recursos y bueno toda mi propuesta de mejora y como yo propongo ir haciendo el paso a paso de la implementación.

Así que bueno, espero que les haya gustado, y si es así lo compartan con alguien a quien crea que pueda servirle de ayuda. Y si todavía no lo hicieron les pido si pueden dejar una reseña de 5 estrellas en Spotify, Apple Podcast a la plataforma de podcast que usen o un Me gusta si están escuchando esto en Youtube.

Y nos escucharemos en el próximo episodio donde seguiremos hablando de este hermoso mundo de la inteligencia artificial.