Hablo seguido con personas que trabajan en pequeñas y medianas empresas, y en casi todos los casos veo lo mismo: están todo el día apagando incendios. Terminan cada jornada con pendientes que pasan al día siguiente, algunos arrastrados desde la semana anterior, y casi no les queda tiempo para gestionar ni para pensar en lo que llevaría a la empresa a otro nivel.
No es algo exclusivo de las empresas chicas. En las medianas pasa exactamente lo mismo. Por eso la pregunta que quiero dejarte desde el principio es simple: ¿cuánto de tu semana se va en reaccionar a lo que pasa y cuánto en hacer lo que realmente vale la pena?
En este episodio del podcast Inteligencia Artificial hablo de ese ciclo, de cómo la inteligencia artificial puede ayudarte a salir de ahí y, sobre el final, de algo que me parece todavía más importante: lo que cuesta quedarse quieto mientras otros empiezan a moverse.
El juego de los topos: así se vive el día a día
Mientras pensaba en este tema me vino una imagen a la cabeza. Cuando iba con mi hijo a los videojuegos, había un juego con agujeros de donde salían topos, y vos tenías que pegarles con un martillo a medida que aparecían.
Así veo a muchas empresas. Aparece una cosa y hay que ir a apagarla. Aparece otra y lo mismo. El día entero se va en tratar de que los topos queden abajo de la línea.
El problema es que ese modo te deja sólo reaccionando. No te deja hacer el trabajo que realmente hay que hacer.
Qué se deja de hacer cuando todo es urgente
Cuando hablo con dueños y equipos de este tipo de empresas, aparecen siempre las mismas tareas que quedan relegadas:
- Atención al cliente y gestión de reclamos.
- Seguimiento de cobros: qué hay que cobrar y qué todavía no se pagó.
- Búsqueda de nuevas oportunidades y nuevos clientes.
- Una gestión y organización ordenada del trabajo.
Fijate en el segundo punto. Hay empresas que no llegan a revisar si tienen cobros atrasados porque están atendiendo otras urgencias. Una empresa vive de generar dinero para pagarles a sus empleados, a sus socios y a sus accionistas. Si ni siquiera hay tiempo para ver qué falta cobrar, el problema es serio.
Eso es un caos. Lo ideal sería no llegar ahí, pero sé que la mayoría ya está en ese lugar. Entonces la tarea es salir, porque vivir así es básicamente sufrir, y nadie quiere vivir para sufrir. Queremos vivir mejor.
La IA no es un botón mágico
Creo que hoy tenemos una herramienta concreta para ayudarnos a salir de ese ciclo: la inteligencia artificial, que cada vez tiene más y mejores capacidades.
Pero no te pienses que es un botón mágico que apretás y listo, te vas a jugar al golf porque se resolvió todo. No funciona así.
A la IA tenemos que pensarla como alguien más que sumamos al equipo. Un integrante virtual, con un costo menor que el de otra persona, que puede empezar a resolver tareas y a liberarnos tiempo. Y no hablo sólo de tareas tediosas y repetitivas: el nivel de inteligencia que alcanzó la IA permite delegar trabajo bastante más complejo.
No subestimes lo que puede hacer hoy
Mucha gente me cuenta que le preguntó algo puntual a un chatbot y le respondió cualquier cosa, o le dio datos de otra marca. Sí, todavía hay fallos. Pero al mismo tiempo la IA se está usando en investigación científica y para avanzar en problemas matemáticos que llevaban décadas sin resolverse. Hay algo ahí que conviene pensar un poco mejor.
Estoy por cumplir ocho años haciendo este podcast. Cuando vuelvo a escuchar los primeros episodios, en 2018, donde hablábamos de lo que era machine learning en ese momento, y lo comparo con lo que puede hacer la IA hoy, me explota la cabeza. Mi consejo es que no subestimes esta tecnología, porque sus capacidades son muy potentes.
Cómo delegar en IA como si sumaras a alguien al equipo
La forma de pensar la inteligencia artificial hoy no es la del chatbot al que le hacemos una pregunta y nos responde. Es la de una persona nueva en el equipo. Y a una persona nueva no le decís «hacé algo» y te vas. Le das lo que necesita para trabajar bien.
Con la IA pasa lo mismo. Para que pueda liberarte tiempo de verdad, tenés que darle:
1. Tareas y un objetivo claro
Qué tiene que hacer y para qué. No es lo mismo pedirle «respondé consultas» que pedirle que responda consultas de precios con el objetivo de que ninguna quede sin seguimiento.
2. El contexto que necesita
Cómo trabaja tu empresa, a quién le vende, qué tono usa, qué cosas son importantes. Sin contexto, la IA adivina, y ahí aparecen las respuestas que no sirven.
3. Acceso a la información
Los datos con los que tiene que trabajar: listas de clientes, precios, procesos documentados, historial de pedidos. Una IA sin acceso a tu información trabaja a ciegas.
4. Acceso a herramientas
Los sistemas donde se hace el trabajo: el CRM, la planilla, el correo, el canal de atención. Así puede pasar de sugerir a ejecutar.
5. Límites
Qué querés que haga y qué no. Igual que con cualquier persona del equipo, los límites claros son los que te permiten delegar con tranquilidad.
Todo eso junto es lo que hace que la IA te libere el tiempo que hoy no tenés, porque se te va apagando incendios. Ahí es donde quiero que vayamos a pensar.
Un caso real: una pyme que ordenó sus procesos con IA
Hace un tiempo invité al podcast al dueño de una pequeña empresa argentina que fabrica goma eva. Contó que llevaba años intentando organizar la empresa y sus procesos, armando pequeños sistemas con programadores externos para resolver el acceso y el análisis de los datos.
Nunca había logrado lo que consiguió este año, cuando se metió a fondo con la inteligencia artificial. Empezó a ordenar los procesos, a armar una base de conocimiento y a construir todo el contexto necesario para que la IA pudiera trabajar.
Del seguimiento perdido al seguimiento completo
En ese episodio contó que muchas consultas que llegaban por WhatsApp, pedidos de cotización y de precios, nunca se cargaban en el CRM. Y las que no se cargaban, después no tenían seguimiento. También tenían una base de contactos grande a la que no le estaban haciendo seguimiento porque no daban abasto.
Con los sistemas que armó y una forma de trabajo muy automatizada con IA, hoy no les queda ningún contacto de esa base sin contactar, y los pedidos que antes se perdían ahora tienen seguimiento.
No vamos a hablar de números porque son datos privados de la empresa, pero el impacto en ventas es directo. Las personas ya no tienen que hacer tanto trabajo manual, tienen la información a un clic y pueden atender la demanda que tienen. Más atención lleva a más seguimiento, y más seguimiento lleva a más ventas.
Si querés aprender a armar este tipo de sistemas en tu propia empresa, sin programar, en Pioneros IA trabajamos justamente en eso: repensar procesos con inteligencia artificial y llevarlos a una implementación que se pueda medir.
No es sólo ventas
Este caso es de seguimiento comercial, pero en la comunidad de Pioneros vemos personas resolviendo muchas otras cosas:
- Conciliaciones bancarias y conciliaciones de pagos.
- Revisión de pagos atrasados.
- Armado de cotizaciones.
- Tareas repetitivas del trabajo contable, donde los contadores están cambiando mucho su forma de trabajar.
Por eso insisto tanto en repensar los procesos. Creo que ahí está hoy el mayor potencial. Y me cuesta imaginar un rubro donde esto no tenga algún impacto muy positivo.
El precio de quedarse quieto
Ahora sí, la otra perspectiva que te prometí al principio. Quiero hablar del impacto que creo que todo esto va a tener en el mediano y largo plazo.
Un mundo de abundancia a bajo costo
Referentes del mundo de la inteligencia artificial, como Elon Musk o Sam Altman, hablan de que vamos hacia un mundo de abundancia de bienes y servicios a muy bajo costo.
Si ese es el punto al que vamos a llegar, ¿qué quiere decir? Que los costos van a ir bajando. Y esos costos son los de tu trabajo, el mío y el de todos: lo que cuesta producir lo que hacemos.
Qué pasa si tu competidor se mueve y vos no
Pensalo así. Si tu competidor empieza hoy a implementar IA, puede:
- Dar un mejor servicio.
- Atender más clientes con la misma cantidad de personas.
- Bajar sus precios.
- Ganar más mercado.
Y si vos seguís trabajando de la misma manera, con los mismos tiempos y los mismos costos, sin bajar costos ni mejorar tu servicio, fijate qué pasa.
Una tecnología que acelera todo
No va a pasar de un día para el otro, eso está claro. Pero la inteligencia artificial es una tecnología exponencial: la misma tecnología hace que todo se acelere. No es como las revoluciones industriales anteriores, la de la máquina de vapor o la de la electricidad. Esta va a suceder mucho más rápido.
Esto es lo más importante del episodio. No se trata de pensar «en algún momento me voy a meter con la IA». Se trata de entender que quedarse inmóvil tiene un precio, y que ese precio puede ser mucho más caro de lo que pensamos.
Conclusiones
Si vivís apagando incendios, no es sólo tu caso. Es lo que veo en casi todas las pequeñas y medianas empresas con las que hablo: el día se va en reaccionar y lo estratégico nunca llega.
La inteligencia artificial puede ayudarte a salir de ese ciclo, pero no como un botón mágico. Funciona cuando la pensás como alguien más en el equipo, con un objetivo, contexto, acceso a la información y a las herramientas, y límites claros. El caso de la pyme de goma eva muestra lo que pasa cuando se repiensan los procesos en serio: el seguimiento que antes se perdía ahora se hace, y eso se nota en las ventas.
Y hay una razón más para empezar: el mundo hacia el que vamos tiene bienes y servicios cada vez más baratos de producir. Quien se mueva primero va a poder atender mejor y a más clientes. Quien se quede quieto va a pagar ese precio.
Así que te dejo la pregunta del principio para que la pienses esta semana: ¿cuánto de tu tiempo se va en reaccionar? Elegí un proceso, el que más incendios te genera, y empezá por ahí.